Klauzula Informacyjna
Łukasz Radwan Prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Łuki Tech Łukasz Radwan NIP: 5521719067, REGON: 365470378 dla klientów odnośnie do przetwarzania danych osobowych
na podstawie art. 13 ust 1 i 2 oraz art. 14 ust 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r, w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO” Łukasz Radwan prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Łuki Tech Łukasz Radwan, NIP 5521719067 (dalej „Łuki Tech” lub „Administratorem”) informuje o sposobach w jakich dane osobowe osób fizycznych są przez niego przetwarzane. Dane osobowe, o których mowa poniżej odnoszą się do osób fizycznych, które są aktualnymi lub potencjalnymi kontrahentami Łuki Tech jak i podwykonawcami, a także do ich pracowników, współpracowników (w tym kierowców), wspólników, reprezentantów doradców i przedstawicieli ustawowych a także innymi osobami wskazanymi do kontaktu (dalej: „Kontrahenci”).
- Administrator danych osobowych:
Administratorem danych osobowych Kontrahentów jest Łuki Tech. W związku z przetwarzaniem danych osobowych należy kontaktować się pod następującymi adresami:
- Pocztą tradycyjną na adres: ul. Mickiewicza, nr 28, 34-240 Jordanów;
- Telefonicznie pod numerem +48 577 468 152;
- drogą mailową: biuro@lukitech.pl;
- Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania:
Dane osobowe Kontrahentów przetwarzane są w następujących sytuacjach na podstawie:
- Art. 6 ust. 1 lit b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia zobowiązań umownych lub w celu realizacji działań przed zawarciem umowy, z uwzględnieniem awizacji środków transportu zaplanowanych załadunków towaru na platformach: Trans.eu, Timo.com, Spedimo.eu, lub innej funkcjonującej na takich samych zasadach oraz służących do koordynowania transportu i świadczenia usług spedycji;
- Art. 6 ust. 1 lit b oraz lit f RODO – gdy przetwarzanie będzie niezbędne do wykonywania czynności administracyjnych związanych z umową (takich jak przetwarzanie faktur i płatności) jak i wykonywania prawnie uzasadnionych interesów Łuki Tech takich jak prowadzenie księgowości i archiwizacja powiązanej dokumentacji;
- Art. 6 ust 1 lit f RODO – gdy przetwarzanie będzie niezbędne dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów Łuki Tech lub strony trzeciej, takich jak prowadzenie komunikacji z Kontrahentem, w związku z zawarciem i realizacją umowy, przechowywaniem dokumentacji, weryfikacją Kontrahenta ustalenie osób odpowiedzialnych za realizację usługi i uprawnionych do kontaktów w ramach wykonywania umowy oraz dochodzeniem bądź broną przed ewentualnymi roszczeniami.
- Okres przechowywania danych osobowych
Administrator przechowuje dane osobowe nie dłużej niż jest to konieczne mając na względzie cele, dla których dane osobowe są zbierane i przetwarzane tj. wypełnienie zobowiązań umownych wobec Kontrahentów, realizacji uzasadnionych interesów lub zgodnie z wymogami ustawowymi co do przechowywania dokumentacji i danych związanych z działalnością Łuki Tech. Dane przetwarzane będą przez okres obowiązywania umowy oraz przez okres przedawnienia tych roszczeń związanych z umową lub do momentu wygaśnięcia obowiązków prawnych dotyczących przechowywania dokumentów, w szczególności jeżeli chodzi o dokumenty podatkowe i rachunkowe.
- Rodzaj danych osobowych oraz ich źródło
Dane przetwarzane przez Administratora uzyskane zostały bezpośrednio od Kontrahentów lub od potencjalnego Kontrahenta, a także osoby trzeciej, która wskazała dane Kontrahenta jako osobę kontaktową – reprezentującą w związku z negocjowaną bądź zawartą umową, bądź pracowników i kierowców którymi posługuje się Kontrahent, lub danych które zostały pozyskane z jawnych i ogólnodostępnych źródeł takich jak rejestry i listy np. CEIDG, KRS, REGON etc.
Przetwarzane będą dane osobowe takie jak:
- imię i nazwisko;
- firma;
- adres prowadzonej działalności gospodarczej;
- adresy korespondencyjne;
- służbowe dane kontaktowe (udostępnione Administratorowi) numery telefonu oraz adresy email;
- numery ujawnione we właściwych rejestrach: KRS, NIP, REGON, PESEL;
- miejsce pracy, stanowisko/funkcja zakres obowiązków;
- inne dane przekazane Administratorowi;
Udostępnienie danych jest dobrowolne acz niezbędne dla realizacji celów wymienionych w pkt 2, w tym w szczególności dla zapewnienia możliwości kontaktu z Kontrahentem w ramach wykonywanej usługi bądź negocjacji, czy też kontaktu z osobami związanymi z Kontrahentem takimi jak przewoźnicy/ kierowcy kontrahenta.
Brak podania danych osób uprawnionych do reprezentacji powoduje niemożliwość zawarcia umowy, brak możliwości kontaktu także będzie uniemożliwiał realizację umowy jak a brak bezpośredniego kontaktu z kierowcami, którymi posługuje się kontrahent może powodować niemożność realizacji usług według ustaleń.
- Odbiorcy danych osobowych
Dostęp do przetwarzanych przez Administratora danych osobowych uzyskają wyłącznie:
- upoważnieni pracownicy i współpracownicy Łuki Tech, którzy zobowiązani są wykorzystywać dane zgodnie z celami wyjaśnionymi w niniejszej klauzuli.
- podmioty, z którymi Łuki Tech podejmuje współpracę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, np.: dostawcy usług prawnych, informatycznych, finansowych, doradczych, księgowych, kurierskich i pocztowych, audytorzy biegli rewidenci, banki firmy ubezpieczeniowe oraz inni Kontrahenci, jeżeli udostępnienie tychże danych niezbędne jest dla prawidłowego wykonania zobowiązań Łuki Tech;
- podmioty uprawnione na podstawie odpowiednich przepisów, takie jak organy władzy publicznej, urzędy sądy, prokuratura czy Policja w razie wystąpienia właściwej podstawy prawnej.
Udostępnienie danych osobowych Kontrahentów opisane powyżej odbywać się będzie zgodnie z przepisami przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa danych.
Dane osobowe, o których mowa niniejszej klauzuli mogą być przekazywane do innych krajów w tym znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności, jeżeli takiego przekazania wymaga zawarta umowa lub jeżeli przekazanie związane jest z korzystaniem przez Administratora z systemów informatycznych lub rozwiązań chmurowych. W przypadku przekazania danych kontrahentów poza Europejski obszar gospodarczy przekazanie odbywać się będzie wraz z zabezpieczeniem danych oraz zgodnie z przyjętymi przez Komisję Europejską przepisami takimi jak klauzule ochrony danych (art. 46, 47 oraz 49 ust 1 akapit 2 RODO).
- Profilowanie
Łuki Tech nie wykorzystuje danych osobowych Kontrahentów w celu profilowania.
- Prawa osoby, której dane dotyczą związane z przewarzaniem danych.
- prawo do otrzymywania informacji – na żądanie Administrator przekazuje Kontrahentowi informacje o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych osobowych, podmiotach, którym dane zostały ujawnione, sposobach zabezpieczenia danych w przypadku transferu poza EOG oraz planowanym terminie usunięcia danych osobowych;
- prawo dostępu do kopii danych osobowych – na żądanie Administrator udostępni kopię danych osobowych Kontrahenta;
- prawo do sprostowania danych osobowych – otrzymując tego rodzaju żądanie, w niektórych przypadkach Administrator jest zobowiązany do usunięcia niezgodności lub błędów Danych Osobowych oraz uzupełnienia ich, jeśli są niekompletne;
- prawo do bycia zapomnianym – na tej podstawie Kontrahent może zażądać usunięcia swoich danych osobowych, których przetwarzanie nie jest już konieczne do osiągnięcia któregokolwiek z celów, dla których dane osobowe zostały zebrane;
- prawo do ograniczenia przetwarzania – na tej podstawie Kontrahent może zgłosić takie żądanie w celu zaprzestania wykonywania przez Administratora operacji na danych osobowych (z wyjątkiem operacji, na które Kontrahent wyraził zgodę) oraz przechowywania danych osobowych zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub do czasu ustania przyczyn ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
- prawo do przenoszenia danych osobowych – kontrahent może żądać otrzymania od Administratora swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie elektronicznym. Kontrahent może przenieść te dane do innego administratora danych;
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – w każdej chwili Kontrahent może wnieść sprzeciw, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją, wobec przetwarzania danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Taki sprzeciw powinien zawierać uzasadnienie;
- prawo do wycofania zgody – jeżeli dane osobowe są przetwarzane na podstawie udzielonej zgody, Kontrahent ma prawo do jej wycofania w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
- prawo do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych Kontrahenta narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, Kontrahent może wnieść skargę do organu nadzorującego przetwarzanie danych osobowych, właściwego dla miejsca zwykłego pobytu Kontrahenta, miejsca zatrudnienia lub miejsca, w którym nastąpiło domniemane naruszenie.
W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.